Registratie

EhB wil maximaal inzetten op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het algemeen en de bescherming van persoonsgegevens in het bijzonder.

Zij doet dan in navolging van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG of in het Engels General Data Protection Regulation of GDPR).

Deze privacyverklaring bevat informatie over de manier waarop EhB deze persoonsgegevens verwerkt.

EhB behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te updaten, en dit in opvolging van bv. wijzigende technologieën, veranderingen in reglementering, ontwikkelen of wijzigen van bedrijfsprocessen, enz. ...

De volgende soorten persoonsgegevens worden verwerkt:

• Identificatiegegevens (bv. naam, adres, telefoonnummer, rijksregisternummer, elektronische identificatiegegevens, identiteitskaartnummer,…)

• Persoonlijke kenmerken (bv. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit,…)

• Samenstelling van het gezin (in het kader van eventuele financiële ondersteuning van de student bv. een dossier m.b.t. studietoelagen of verminderd inschrijvingsgeld)

• Financiële gegevens (bankrekeningnummer en eventueel andere gegevens omtrent de financiële situatie van de student voor zover dit relevant is voor de financiële ondersteuning van de student)

• Woningkenmerken (in het kader van eventuele financiële ondersteuning van de student)

• Consumptiegewoonten (gegevens betreffende het ontlenen van boeken uit de bibliotheek)

• Opleiding en vorming (gegevens betreffende vooropleiding, studenten- en onderwijsadministratie, studiebegeleiding, studentenvoorzieningen evaluaties en studievoortgang, stages, ...)

• Gegevens m.b.t. beroep (bv. in het geval van werkstudenten)

• Gegevens m.b.t. vrijetijdsbesteding (in het kader van studentenvoorzieningen)

• Beeld- en/ of geluidsopnamen

Persoonsgegevens van studenten m.b.t. de studenten- en onderwijsadministratie worden verwerkt op basis van een wettelijke grondslag (Codex Hoger Onderwijs) en een contractuele relatie via het ondertekenen van de toetredingsovereenkomst.

Het gaat hier om identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens m.b.t. opleiding en vorming.

Voor de niet-verplichte verwerkingen in het kader van studenten- en onderwijsadministratie, wordt toestemming van de betrokkene gevraagd. Dit gebeurt bv. voor het ter beschikking stellen van studieresultaten aan de secundaire school.

Persoonsgegevens van studenten betreffende de studievoortgang, studieresultaten, behalen van credits, getuigschriften,… houden wij voor 50 jaar bij.

Resultaten van schriftelijke evaluaties houden wij max. 1 kalenderjaar bij na het einde van het academiejaar, tenzij ingeval van betwisting.

Persoonsgegevens verzameld door camera’s worden na 90 dagen overschreven.

Persoonsgegevens van kandidaat-studenten die zich niet inschreven worden verwijderd ten laatste op 1 december na het academiejaar waarin de voorinschrijving is gebeurd.

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van EhB die daar uit hoofde van hun functie of rol over moeten beschikken en die noodzakelijk zijn om de hierboven genoemde doelen te bereiken.

Persoonsgegevens worden slechts aan een derde verstrekt wanneer:

• de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven;

• een gerechtelijk bevel dit verplicht;

• een wettelijke of contractuele verplichting dit noodzaakt;

• het vitaal belang van een betrokkene dit noodzaakt;

• dit kadert in het gebruik van (sport)faciliteiten van de VUB (doorgifte via Stuvo).

Wanneer een verwerking van persoonsgegevens namens EhB wordt verricht door een externe verwerker, zal EhB er via een verwerkersovereenkomst op toezien dat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.

EhB stelt alles in het werk om persoonsgegevens te beschermen via accurate technische en organisatorische maatregelen via o.m.:

• Digitale beveiliging via firewalls, VPN, segmentatie van netwerkschijven, Document management,…

• Fysieke beveiliging: toegangscontrole via software, repliceren van datacentra, …

• Accountbeveiliging: wachtwoordbeleid, encryptie, …

Via een generieke gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie worden aan alle medewerkers van EhB principes en richtlijnen meegegeven over de manier waarop zij met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie dienen om te gaan.

Daarnaast heeft u het recht om:

• uw gegevens te laten verbeteren;

• uw toestemming in te trekken; intrekking van een gegeven toestemming is steeds mogelijk zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens op basis van de eerder verleende toestemming;

• uw gegevens te laten verwijderen;

• de verwerking van uw gegevens te beperken;

• bezwaar te uiten tegen de verwerking van je gegevens;

• te vragen dat uw persoonsgegeven, als dat technisch mogelijk is, worden overgedragen aan een andere instelling waarvan u de diensten wilt gaan gebruiken.

Het volstaat hierbij de persoonsgegevens te omschrijven die door EhB worden verwerkt, waarvoor u een recht wilt uitoefenen.

Geef ook weer waarom u meent dat EhB een bepaalde actie moet ondernemen (bv. correctie, wissing,…)